SlimOffice ~ das effiziente Büro
Der Anfang des Neuen findet immer im Chaos statt.
Josef Beuys, 1921–1986, deutscher Künstler
Strukturänderungen
Irgendwo im Bereich Ihrer Büroorganisation hakt es? Die internen Abläufe sind nicht optimal und es gibt immer wieder Probleme, die Sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit lösen können? Übersichtliche Abläufe und kurze Zugriffs-zeiten sparen viel Zeit und Kosten und erhöhen außerdem Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Optimale Büroorganisation umfasst alle Abläufe, die während des Büroalltags regelmäßig oder auch nur zeitweise anfallen (Kommunikationsstrukturen, Ablagesysteme, Arbeitsabläufe, Routinetätigkeiten etc.). Viele Strukturen sind oftmals bereits vorhanden, sind aber im Laufe der Zeit veraltet und/oder verwischt. Sie betreffen die sozialen Systeme "Mensch/ Mensch" genauso wie soziotechnische Systeme "Mensch/Maschine". Hier setzt SlimOffice an!
Zur Verdeutlichung hier die täglichen Mikro-Verschwendungen im Büro
~ Dokumente in Stapel suchen
~ Dokumente bei Kollegen suchen
~ Datei auf Server suchen
~ im Explorer in tieferen
Ordnerstrukturen suchen
~
Bildschirm scrollen, da zu viele
Dokumente vorhanden
alle 2 Tage 2 Min.
3 x tgl. 2 Min.
5 x tgl. 10 Sek.
20 x tgl. 10 Sek.
30 x tgl. 3 Sek.
-> 0,4 Arb.tage/Jahr
-> 2,6 Arb.tage/Jahr
-> 2,2 Arb.tage/Jahr
-> 1,5 Arb.tage/Jahr
-> 0,7 Arb.tage/Jahr
... und viele Beispiele mehr!
Und mindestens genau so wichtig sind deshalb die Nutzenfaktoren,
die die Motivation und Arbeitsfreude Ihrer Mitarbeiter fördern!
Effektive Büroarbeit benötigt optimierte Strukturen! Eine gut strukturierte Büroorganisation definiert Rou-tine-Tätigkeiten bzw. strukturiert und optimiert Arbeitsabläufe.
Effizient geplante und gut organisierte Arbeitsabläufe verschaffen Ihren Mitarbeitern deutliche Vorteile. Sie sorgen für den täglichen Wohlfühleffekt und für angenehme und zielführende Kundengespräche in Ihren Räumlichkeiten.
Die Gestaltung des Arbeitsplatzes beeinflusst den Verlauf von Tätigkeiten in nicht unerheblichem Maße. Nicht um-sonst heißt es "Freier Schreibtisch - freier Kopf". Neben organisatorischen Aspekten sollten auch funktionelle Arbeitsgeräte, ausreichend Licht, freundliche angenehme Farben und Pflanzen berücksichtigt werden.
Die SlimOffice Pakete
SlimOffice Beratung
Bestandsaufnahme, Ideenfindung, Konzept zur eigenen Umsetzung
SlimOffice Support
SlimOffice Beratung
+
Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Möbel/Accessoires mittels Katalogen und/oder durch gemeinsame Auswahl in den entsprechenden Geschäften
SlimOffice PowerTag
Beratung, Support
+
individuelle gemeinsame Umsetzung
Effiziente Gestaltung des Arbeitsplatzes
Wichtigste Bestandteile des SlimOffice sind Sauberkeit, Ordnung, Übersichtlichkeit und Effizienz. Ordnung schafft Klarheit und erleichtert die Arbeit, wogegen Papierstapel und Zettelfriedhöfe demotivieren und die Arbeit unnötig er-schweren.
Für Arbeitsmittel ist Funktionstauglichkeit die Priorität Nummer 1. Fakt ist auch, dass wir lieber mit Dingen arbeiten, die uns gefallen, als mit unmodernen und abgenutzten Utensilien.
Auch Möbel müssen zweckmäßig und sinnvoll angeordnet sein. Durch ein bisschen räumliche Veränderung lässt sich oft das Gesamtbild des Büros verbessern und oft auch die Arbeit erleichtern. Durch sorgfältig ausgewählte Deko-rationselemente kann eine angenehme Atmosphäre geschaffen werden. Es muss nicht immer gleich eine komplett neue Einrichtung sein. Oft reicht ein bisschen Veränderung eben auch. Dies versuche ich zu vermitteln und unterstütze Sie gerne bei der Umsetzung.
Ablage-Optimierung
Die Vergeudung eines Arbeitstages pro Jahr und Mitarbeiter durch das Suchen von Unterlagen in Ordnern oder Datenquellen entspricht einem durchschnittlichen Produktivitätsverlust von ca. 0,5 %. Die konsequente Optimie-rung der Ablage bringt nicht selten einen Produktivitätsgewinn von 5 - 15 %!
In Büro und Verwaltung liegen in puncto Qualitätsmanagement, kontinuierlicher Verbesserungsprozesse, Lean-Management etc. trotz (oder gerade wegen) des großen und schnellen Fortschritts immer noch immense Potentiale für Veränderung und Verbesserung. 20 % der Arbeitszeit werden für Such- und Ablageprozesse aufgewendet und beinhaltet oft riesige Papierberge und ungeordnete Schränke. Enorme Ressourcen werden auch durch unmoderne und nicht zeitgemäße Arbeitsweisen sowie oft auch ineffiziente EDV-Systeme vergeudet.
Der Ablauf
Die Strukturberatung startet zunächst mit einer Begehung und einer Reihe von Fragen zur Erfassung der Ist-Situa-tion und ihrer Schwachstellen. Im zweiten Schritt mache ich mir Gedanken dazu und wir planen gemeinsam die Opti-mierung Ihrer/s Büros.
Die Verbesserung der Abläufe erfolgt anschließend sehr sensibel, um den Gepflogenheiten Ihres Betriebes gerecht zu werden. Besonderheiten werden entsprechend berücksichtigt, während die notwendigen Veränderungen schrittweise vollzogen werden. Alle Beteiligten werden möglichst in den Veränderungsprozess mit eingebunden, um das System sinnvoll aufzubauen und anwendbar zu machen. Diese langsame Umstellung der Prozesse erzielt erfahrungs-gemäß den gewünschten Effekt.